Удирдахуй: Компаниа удирдахад юу хэцүү байдаг вэ?

Бизнес хийж буй хүн бүр өөр өөрийн өвөрмөц асуудалтай тулгардаг. Эхэлж буй шинэ бизнес үү, социализмын үед байгуулагдсан бизнес үү, 10 жил болсон импортлогч уу гээд зах зээл, хэрэглэгч, өрсөлдөөн, гадаад, дотоод орчноосоо хамааран эзэн, гүйцэтгэх удирдлагын хувьд мундахгүй асуудлууд гарах ч ямар ч бэрхшээлд бууж үл өгөх, шантардаггүй, ихээхэ тэвчээртэй хүн бизнесмен болдгийг амьдралын олон жишээ харуулна. Бизнесийг удирдаж буй захирал сэтгэл, оюуныг нь зовоосон толгойд нь эргэлдэж буй олон асуудлыг шийдэх арга замуудыг  эрэлхийлэн бизнесээ эрхэлж байхдаа байнга сурч, хөгжин байгалиас заяасан авьяас хурц ухаан, амьдралаас сурсан гүйлгээ ухаанаараа асуудлыг шийднэ. Гар нь хүрсэн газар бүр алт болон хувирдаг азтай бизнесмен байхад их ажилласнаараа бол хэд дахин баяжих ч мөнгө хийдэггүй азгүй хэсэг ч байна. Тэгэхээр бизнес амжилттай явна гэдэг нь аз уу? Долоо унаад найм дах дээрээ боссон бизнес энд хариу өгөх биз. Амжилт нь яах аргагүй шаргуу, хөдөлмөрч байдал, үнэнийг эрхэмлэсэн зөв бизнесийг дагадаг гэж боддог.

Зах зээлийн нийгэмд шилжээд 20-иод жил болох хугацаанд манай бизнесүүд удирдахуйн ухаанд жинхэнэ суралцсан нь шинэ нийгэм шинэ сорилтууд, асуудлууд, боломжуудыг авчирсантай холбоотой. Маш богино хугацаанд техникийн болон удирдахуйн шинэ ур чадваруудад суралцах хэрэг гарсан нь өнөөдөр захирал болгоны халагладаг манайд чадвартай мэргэжлийн боловсон хүчин алга гэдэг харуулна. Шилжилтийн үед өөрчлөлтийг хурдан хийж чадаагүй манай боловсролын систем нь бизнесүүдэд шаардлагатай ур чадвар бүхий дээд болон дунд мэргэжлийн ажилтнуудыг хангалттай сайн хэмжээнд бэлдэж чадахгүй билээ. Зах зээлд шилжсэн үеийн алтан боломжууд дээр буусан бизнесүүд хурдан томорч богино хугацаанд хэдэн тэрбумын эргэлттэй болсон ч менежментийн чадавх чансаанаас хамааран тогтвортой өсөлт, байгууллагын хөгжлөө хангахад хэцүү бол хувийн секторын  95 хувийг бүрдүүлж буй жижиг, дунд аж ахуйн нэгжүүд цаг үе, нөхцөл байдалтайгаа тохирохгүй менежментийн арга барилаас болон хөгжиж чадахгүй байна.

Байгууллагын үйл ажиллагаа жигдэрч, алдагдалгүй, үр ашигтай ажиллахад менежментийн системүүдийг байгууллагад хөгжүүлэн тасралтгүй сайжруулах ёстой. Манай бизнесүүдийн ихээхэн доголддог, менежментийн алдаа нь менежментийн системүүдийг суурилуулан ажилд оруулан, хөгжүүлдэггүйтэй холбоотой. (Системүүдийн товч тайлбарыг 4-р хуудаснаас харна уу)

Зураг 1. Менежментийн системүүд

Компани амжилттай удирдах, байгууллагын гүйцэтгэлийг сайжруулж үр ашгийг нэмэгдүүлэх менежментийн олон арга хэрэгсэл байдгийг захирлууд мэдэж, тэдгээрийг ашигладаг байх хэрэгтэй юм. Нилээн хэдэн жилийн өмнө барууны нэг туршлагатай зөвлөх менежментийн арга хэрэгслүүд (tools) яг л супермаркетын тавиур дээр өрөөтэй байдаг бараатай адил, захирал түүнээс сонголтоо хийгээд компаниа байнга сайжруулж байх хэрэгтэй юм гэхэд нь “за тийм олон түүл байхдаа яахав дээ” гэж би бодож байж билээ. Гэтэл хожим хойно менежментийг сайжруулах олон арга зам, хэрэгсэл, зөвлөх үйлчилгээ байхыг ойлгосон агаад компанийн удирдлага тэдгээрийг зөв цагт нь байгаа нөөц, нөхцөл боломждоо тааруулан хэрэглэж үйл ажиллагаагаа сайжруулах боломжтой. (Арга хэрэгслүүдийн товч тайлбарыг 5-р хуудаснаас харна уу)

Зураг 1. Менежментийн зарим арга хэрэгслүүд.

Менежментийн зөвлөх, мэргэжилтний хувьд өнөө цаг үед, удирдахуйн арга барилын өөрчлөлтийг хийхэд шалгарсан арга хэрэгсэл болох стратеги төлөвлөлт, менежментийн Тэнцвэрт Онооны Хуудас (ТОХ)-ын талаар товч дурдахыг хүслээ.

Тэнцвэрт онооны хуудсыг од болон гайхагдаж буй компаниуд хэрэглэж амжилтын түүхээ бүтээсэн байдаг. 1990 онд Харвардын эрдэмтэд, менежментийн зөвлөхүүд Нортон, Каплан нарын бүтээсэн тэнцвэрт онооны хуудас нь байгууллагын гүйцэтгэлийг нэг хуудсанд багтаан харах гүйцэтгэлийн түлхүүр үзүүлэлтүүд байдлаар гарч байсан бол өнөөдөр байгууллагын стратеги, төлөвлөлтийн систем болтлоо хөгжсөн байна. 2002 оны KPMG – судалгаагаар уг аргыг ашигладаг компаниудын 74% нь тухайн салбартаа тэргүүлэгч, 80% нь 3 жилийн хөрөнгө оруулалтын өгөөж (ROI) нь дунджаас дээгүүр байгааг тогтоосон байна. 

Байгууллага хандах зүгээ тогтоож, хэтийн зорилго, эрхэм зорилгоо хэрэгжүүлэхэд стратеги болон стратегийн арга хэмжээнүүдийн үр дүн, хүрэх төвшинг тодорхойлон гүйцэтгэлийн гол талбаруудаа хэмжиж, сайжруулалтыг тасралтгүй хийдгээрээ байгууллага хөгжих, хүмүүс нь чадваржих, мэдлэг бүтээж удаан хугацаанд тогтвортой хөгжих чадвар бий болдгоороо энэ систем хүчирхэг юм.

Урт хугацааны зорилго, зорилтыг ойрынхтой, санхүүгийн үзүүлэлтүүдийг санхүүгийн бус үзүүлэлтүүдтэй, өнгөрсөн хугацааны гүйцэтгэлийг ирээдүйтэй нь, дотоод асуудлуудаа гадаад хүчин зүйлүүдтэй тэнцвэртэй авч үзэн байгууллагын гүйцэтгэлийг бүхэлд нь сайжруулж чадна.

ТОХ-оор гүйцэтгэл доголдоод байгаагийн учир шалтгаан олдохгүй, ялангуяа газар, нэгж дамнасан процессын асуудлуудыг хэн ч шийдэхгүй, хүн бүр дор дороо мундаг ажиллаад байгаа хэрнээ байгууллагын гүйцэтгэл сайжирдаггүй, зарим амин чухал тоон мэдээгээ авъя гэхэд хэн ч өгөхгүй, чимээгүйхэн мартуулдаг, зохистой шийдвэрийг тухай бүр гаргаад явъя гэхээр хэрэгтэй мэдээ, мэдээлэл, өгөгдөл байхгүй зэрэг олон толгойн өвчнөөс системтэйгээр ангижраж чадах ба ажилтнуудын багаар ажиллах чадвар, байгууллагын харилцаа холбоо, хувь хүмүүс хоорондын харилцаа эрс сайжирна.

Манай Голомт, Бага нуур ХК, Мобиком зэрэг компаниуд болон улсын эзэмшлийн Цахилгаан Түгээх дамжуулах төв гэх мэт олон байгууллагууд ТОХ-ийг хэрэгжүүлж байсан туршлагууд бий. Дэлхий нийтийн практикаас аваад үзэхэд ТОХ-г төрийн болон олон нийтийн байгууллагууд маш үр дүнтэй хэрэгжүүлдэг нь стратеги төлөвлөлтийн систем ямар ч байгууллагад хүнээр бол уураг тархи мэдрэлийн систем шиг хэрэгтэй гэдэг нь нотлогдож байгаа юм.

Хамгийн сүүлийн жишээ гэхэд манай улсын санхүүгийн програм хангамжийн чиглэлээр тэргүүлэгч Интеактив Би Ай компани 2013 оноос эхлэн ТОХ-ийг хэрэгжүүлж эхэлсэн ба өнөөдөр 2016 он хүртэл хэтийн зорилго, эрхэм зорилго, хэтийн зорилгоо тодорхойлон ажилтан бүрийн өдөр тутмын ажлыг хэтийн зорилгодоо хүрэх стратегийн зорилтуудтай уялдуулан эрхэм зорилго, хэтийн зорилгодоо хүрэхэд шаардлагатай төгөлдөршлийн багануудаар сайжралуудыг үе шаттайгаар төлөвлөн урагшилж байна. Тус компаний ТОХ хэрэгжүүлж буй туршлагаас харахад гүйцэтгэлийн зорилго, зорилтууд байгууллагын стратегитай уялдаж гүйцэтгэлээ удирдлагын дээд, дунд болон ажилтны гэсэн 3 түвшинд бүрэн хянаж төлөвлөдөг болсноор 1 жилийн дотор гэхэд л хөдөлмөрийн бүтээмж 40% нэмэгдэж компаний борлуулалт 30% өссөн байна. Ажилтнуудын багаар ажиллах чадвар, дотоод харилцаа холбоо сайжирснаар хэлтэс нэгж дамнасан хүндрэлтэй асуудлуудыг шийдвэрлэх чадвар сайжирч, 5 төсөл амжилттай хэрэгжүүлсэнээр сар бүр 4 сая төгрөгийн хэмнэлт гарах процессын сайжруулалт хийсэн ба байгууллагын болон ажилтнуудын ажилд хандах хандлага, шинэ ур чадвар эзэмших, сурах хөгжих үйл явц дээр маш том дэвшил гарсан байна.

Захирал та ажилтан бүр байгууллагын зорилго зорилтыг сэтгэл зүрхээрээ ойлгож, өдөр тутам хийж буй ажлаа хэнээр ч шахуулахгүй, урам зоригтой хийхдээ стратегийн ямар зорилтыг хэрэгжүүлж байгаагаа мэддэг, менежментийн системүүдээ хэзээ суурилуулж, тогтворжуулан хөгжүүлэхээ төлөвлөн гүйцэтгэж, хэрэглэгчид ямар үнэ цэнэ бүхий бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг хэрхэн хүргэж байгууллагын зорилгоо биелүүлж байгаагаа мэдэхийг хүсвэл ТОХ-ыг хэрэгжүүлэх нь зүйтэй юм.

Менежментийн системүүдийн товч тайлбар

Гүйцэтгэлийн хэмжилтийн систем – Байгууллагын гүйцэтгэлийг бүрдүүлж буй гол үйл ажиллагаа, процесуудаар хэмжүүр, шалгуур үзүүлэлтүүдийг тодорхойлон гүйцэтгэлийг төлөвлөн, хянах, сайжруулах, удирдах систем. Ихэвчлэн гүйцэтгэлийн тоо, хэмжээ, чанар, өртөг зардал, хугацаа гэсэн дөрвөн хэсгээр үр ашиг, үр дүнг тооцох хэмжүүр, шалгуур үзүүлэлтүүдээр гүйцэтгэлийг бүхэлд нь зөв ойлгож тасралтгүй сайжруулалтыг хийн өндөр гүйцэтгэлд хүрэх боломжтой.

Гүйцэтгэлийн удирдлагын систем -  Байгууллагын стратеги зорилго хэлтэс нэгж, хувь хүний түвшинд задарч гүйцэтгэлийг бүх түвшинд хянах, удирдан сайжруулах систем.

Стратегийн удирдлагын тогтолцоо - Байгууллагын хэтийн зорилго, эрхэм зорилго, үнэт зүйлс, стратеги зорилтуудыг тодорхойлон үйл ажиллагааны төлөвлөгөөнд хөрвүүлэн хэрэгжүүлж стратеги хэрэгжилтийг төлөвлөх, хянах, үнэлэх систем.

Процессын удирдлага - бүх ажил, процессуудыг тодорхойлон процессын зураглал гаргаж, процессын хэмжилт, сайжруулалтаар үр ашгийг сайжруулна.

Гүйцэтгэлд суурилсан цалин хөлс, урамшууллын систем - байгууллагын зорилго, стратегитай уялдсан, стандарт хугацаанд үндэслэсэн систем. Ажилтны цалин урамшууллыг хувь хүний ажлын гүйцэтгэлийг үнэлэх шалгуур үзүүлэлтийн дагуу олгоно.

Харилцагчийн удирдлага - Харилцагчийн хэрэгцээ шаардлагыг таних, харилцагчийн мэдээллийн бааз, харилцагчийн санал хүсэлт гомдол, сэтгэл ханамж, бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний хөгжүүлэлтийг уялдуулсан иж бүрэн систем.

Чанарын удирдлага - Чанарын бодлого, стандарт, хяналт, чанарын өртөг, дахин ажилбар, дамжлагын гологдол зэргийг удирдах систем.

Харилцаа холбоо - Дээд, дунд, доод бүх түвшинд мэдээллийн хэрэгцээг тодорхойлж мэдээлэл хүргэх олон сувгийг ашиглаж, мэдээллийн солилцооны үр дүнтэй байдал, шийдвэр гаргалтад аль хэр үнэ цэнэтэй байгааг үнэлэх систем.

Санхүүгийн удирдлага – Байгууллагын оршин тогтнохын үндэс нь санхүүгийн үр ашигтай удирдлага, эрүүл саруул санхүүгийн орчин бөгөөд санхүүгийн байдал амжилттай, оновчтой байхад санхүүгийн удирдлагын гол зорилго оршдог.

Хүний нөөцийн хөгжил, сургалт - Бизнесийн хэрэгцээ шаардлагыг хангах, шаардлагатай ур чадваруудыг тодорхойлж, байгаа ажилтнуудынхаа ур чадварын үнэлгээг хийж ур чадварын зөрүүг гаргаснаар ажилтнуудад шаардлагатай сургалтуудыг зохион байгуулж, сургалтын үр өгөөжийг дээд цэгт хүргэх систем.

Хүний нөөцийн менежмент – Байгууллага ажиллагчдаа удирдан зохион байгуулах ажилтны сонгон шалгаруулалт, бүрдүүлэлт, тогтоон барих, гүйцэтгэлийг үнэлэх, хөгжүүлэх, карьер хөгжил зэргийг багтаасан систем.

Менежментийн арга хэрэгслүүдийн товч тайлбар

5S – Ажлын байран дах хэрэгтэй хэрэггүй зүйлсийг ялгах, хаягжуулах, байранд нь тавих, цэвэрлэх, хэвшүүлэх, соёл болгох зэрэг 5 арга замаар ажлын байрны соёл, ажилтнуудын ажилд хандах хандлагыг өөрчлөн бүтээмж, чанарын сайжруулдаг арга хэрэгсэл.

Чанарын дугуйлан – Чанарын хяналтын долоон аргыг ашиглан ажил дээрх болон процесс дээрх шийдэгддэггүй асуудлыг болон үүсгэж буй шалтгаануудыг нь илрүүлэн, суурь шалтгааныг шийдэх замаар ажилтнууд дугуйлан байгуулж багаар ажиллана.

MP7 – Менежмент төлөвлөлтийн 7 арга – Учир шалтгаан нь олддоггүй, газар нэгж дамнасан хүндрэлтэй асуудлуудыг шийдвэрлэх аргууд

PDCA – Төлөвлөх, хийх, шалгах, дахин сайжруулах 8 үе шатат циклээр тасралтгүй сайжруулалтыг хийх арга.

Kaizen - Ажилтнуудад асуудлыг шийдвэрлэх арга техник, бүтээлч сэтгэлгээг хөгжүүлснээр ажлын байран дээр том, жижиг сайжруулалт хийх санаачлага санал гарган хэрэгжүүлэх систем. Урамшууллын систем хамт ажиллах шаардлагатай.

BPR – Бизнес процессын ре-инженеринг – Хэрэглэгчийн хэрэгцээ шаардлага дээрх өөрчлөлт, эсвэл бүтээгдэхүүн үйлчилгээн дээр хийх өөрчлөлт, бүтээмж үр ашгийг сайжруулж зардал бууруулахтай холбоотой үйлдвэрлэлийн макро төвшний процессын дизайн дээр хийгдэж буй өөрчлөлтүүд

ISO – Хэрэглэгчийн хэрэгцээ шаардлага, Чанарын бодлого, Журмуудыг тодорхойлон бүхий л үйл ажиллагааны процессуудыг зураглаж дүрэм, журмыг цэгцлэн мөрдүүлж процессын чанарын удирдлага, хэмжилт, сайжруулалт хийх тогтолцоо.

Lean менежмент – Үр ашиг чанарыг сайжруулах өдөр тутмын жижиг сайжруулалтыг урт хугацаандаа тасралтгүй хэрэгжүүлэх менежментийн арга барил юм.

6 sigma – 1 саяд гарах алдаа 3,4 sigma байхаар чанарын сайжруулалт хийх процессын алдагдал бууруулах арга.

Суралцагч байгууллага (Learning organization) ажилтнуудаа сурах хөгжих, тасралтгүй өөрчлөгдөх байдлыг дэмжигч байгууллага. Зах зээлийн өрсөлдөөнт орчинд байгуулага оршин тогтох давуу байдлыг бий болгоно.

Системт сэтгэлгээ – Асуудлыг шийдвэрлэхдээ асуудал өөрөө бүхэл системийн нэг хэсэг гэж харах ба алив нэг хэсэгт онцгойлон анхаарч аль нэг хүсээгүй үр дүнд хүрэхгүй байх.

Written by A.Altantuya 06.01.2014